نرم افزار مدیریت ارتباط با هنرجویان موسیقی همان CRM است؟

نرم افزار مدیریت ارتباط با هنرجویان موسیقی همان CRM است؟

بهبود خدمات مشتریان چه نقشی در موسسات آموزشی دارد؟ اصلاً چرا باید به این موضوع توجه کنید؟ خب، همه از دوران تحصیلشان خاطره دارند. چه در دوران آموزشگاه، چه دانشگاه، و چه در موسسات آموزشی مثل موسسه زبان و یا کارگاه‌های هنری. هیچ‌کسی را پیدا نمی‌کنید که اسم بهترین و بدترین معلم دوران آموزشگاه‌اش را یادش نباشد. و یا در مورد معلم زبانی که بیشترین تأثیر را روی علاقه‌اش به زبان انگلیسی گذاشته، حرفی نزند. حتی می‌توانیم اسم بهترین کارشناس امور دانشجویی و بهترین استادمان در دانشگاه را به خاطر بیاوریم. از نحوه‌ی عملکرد مدرسان خوش‌اخلاق و بداخلاقمان گرفته تا استرس و اضطراب‌های شب امتحان و یا شیطنت‌ها و ماجراجویی‌های بامزه با دوستانمان. این خاطره‌ها خواسته یا ناخواسته در ذهن ما ثبت شده‌اند.

حالا که خودتان مدیر و یا موسس یک مرکز آموزشی هستید، دوست دارید مخاطبینتان (تحت هر عنوانی مثل زبان آموز، دانشجو، هنرجو، زبان آموز و غیره) با چه خاطرات و تجربیاتی از موسسه شما صحبت کنند؟ آیا این تجربیات سرشار از یادگیری، آرامش، خنده و شادی است یا نگرانی، سختی، اضطراب و استرس؟
پیدا کردن روشی برای بهبود خدمات مشتریان در آموزشگاه در ایجاد تجربه‌ای منحصربه‌فرد برای مخاطبان آن آموزشگاه بسیار مهم است. چرا؟ در ادامه همراه ما باشید تا بیشتر درباره این موضوع صحبت کنیم.

اهمیت بهبود خدمات مشتریان در موسسات آموزشی، آموزشگاه‌ها و آموزشگاه زبان

بر طبق تحقیقات انجام شده در بریتانیا، ارائه خدمات مناسب به زبان آموزان باعث کاهش نرخ ترک تحصیل آن‌ها در سال اول می‌شود. این نتیجه نشان می‌دهد که ارائه خدمات مناسب مشتری، یادگیری زبان آموزان را بهبود بخشیده و باعث افزایش میل و اشتیاق آن‌ها به تحصیل می‌شود.

همچنین خدمات مشتری عالی و به‌موقع، احتمال جذب مشتریان بالقوه را افزایش داده و تأثیر چشمگیری را در حفظ و وفاداری مشتری‌هایتان می‌گذارد. به عبارتی ساده‌تر می‌توان گفت، بهبود خدمات مشتری باعث افزایش درآمد و در موسسات آموزشی شما خواهد شد.

بهترین استراتژی های بهبود خدمات مشتریان در موسسات آموزشی

وقتی صحبت از خدمات مشتری در آموزشگاه زبان می‌شود، هر کدام از کارکنان یک موسسه آموزشی اهمیت دارند. مدیر، منشی، مدرسان، مسئول کتابخانه و سرایدار آموزشگاه، همه در نمایش جایگاه آموزشگاه نقش دارند. از آنجایی که یک دانش آموز به طور متوسط، نیمی از وقت خود را در آموزشگاه می گذراند، اساساً آموزشگاه به خانه دوم آنها تبدیل می‌شود. بنابراین، با ایجاد اعتماد در دانش آموزان کار را شروع کنید.
اما این اعتماد از کجا به دست می آید؟ اجازه دهید چند مورد از استراتژی های بهبود خدمات مشتریان در موسسات آموزشی را با هم مرور کنیم که بیشترین تاثیر را در کار شما خواهند داشت.

1. روحیه خدمت را پرورش دهید

رکن اساسی آموزش، تعلیم و تربیت است. بنابراین هدف مشاغل آموزشی باید فراتر از کسب سود و درآمد باشد. همان‌طور که میکا سولومون می‌گوید: «باید تلاش کنید تا از زبان آموزان خود شهروندانی مسئول بسازید.»

اگر به دنبال بهبود خدمات مشتری در مؤسسه آموزشی خود هستید، ابتدا لازم است تفاوت بین ارائه خدمات به مشتریان تجاری و ارائه خدمات به مشتریان آموزشی را درک کنید. حین تصمیم‌گیری برای هر کاری به این سؤال جواب بدهید: «چگونه می‌توانیم زبان آموزان را تبدیل به افرادی مفید و شهروندانی مسئول تبدیل کنیم؟»

در دنیایی که در آن هدف همه سازمان‌ها و مشاغل کسب منافع مالی است، توجه به مسائلی فراتر از مادیات شما را منحصربه‌فرد کرده و به ارزشتان می‌افزاید. بعلاوه زمانی که فقط در جهت رشد و تعلیم و تربیت زبان آموزان خود تلاش می‌‌کنید، مسلماً آن‌ها محبت شما را درک کرده و قدردانتان خواهند بود.

1. کارمندان و مدرسین حرفه‌ای استخدام کنید

این افراد پایه‌های اصلی خدمات‌رسانی موسسات آموزشی هستند. کارمندان، مسئول ثبت‌نام و پیگیری امور زبان آموزان هستند و مدرسین به آموزش آن‌ها می‌پردازند. زبان آموزان از زمان حضور تا ترک آموزشگاه، تمام‌وقت خود را با معلم سپری می‌کنند و بیشترین تعامل را با او دارند. بنابراین نمی‌توان نقش این نیروها را در بهبود خدمات مشتری موسسات آموزشی نادیده گرفت. هرچه معلم‌های بهتری داشته باشید، دانش آموزان و دانشجویان بیشتر از بودن در کنار شما لذت می‌برند، باز هم در برنامه‌های شما شرکت می‌کنند و موسسه شما را به دیگران هم معرفی می‌کنند. پس:

• در پروسه استخدام دقت کنید: معیارها و آزمون‌های دقیقی را برای استخدام آن‌ها در نظر بگیرید. علاوه بر دانش علمی، موارد دیگری مانند خلق‌وخو، رفتار و مهارت‌های ارتباطی را در آن‌ها محک بزنید.
• مزیت رقابتی ایجاد کنید: پس از استخدام نیروهای لایق، از آن‌ها حمایت کرده و در مسیر رشد و پیشرفت تشویقشان نمایید. این می‌تواند شما باشد. به‌عنوان‌مثال، عملکرد معلم‌ها را در طول یک دوره‌ یا ترم آموزشی مورد ارزیابی قرار دهید و بازخورد و میزان رضایت زبان آموزان را نسبت به آن‌ها ثبت کنید. درنهایت به فردی که بالاترین رتبه را کسب کرده است، مزایا و امتیازاتی را ارائه دهید. همین سیستم باعث می‌شود که بهترین معلم‌ها را داشته باشید. داشتن معلم‌های خوب مساوی است با . و رضایت مشتری‌ها دنباله‌ای از موفقیت را برایتان می‌آورد.
• در زمینه تخصصی خود به‌روز باشید: در دوره‌های بین‌المللی شرکت کنید و جدیدترین متد روز دنیا را بیاموزید. آخرین مقالات منتشر شده را بخوانید و درباره‌ی روش‌های تدریس و انواع خدمات مشتری در سراسر دنیا آگاهی کسب کنید. دانش خود را با کارکنان و مدرسان خود به اشتراک بگذارید و به رشد قابلیت‌ها و توانایی‌های آن‌ها کمک کنید.

1. سیستمی هماهنگ و یکپارچه ایجاد کنید

هماهنگی و برخورداری از سیستم یکپارچه علاوه بر اینکه به تثبیت برندتان در ذهن مخاطبین کمک می‌کند، نشان‌دهنده نظم و سلیقه شما در کار است. این روش باعث ایجاد حس اعتماد و تجربه‌ای خوشایند در زبان آموزان شده و خدمات مشتریان موسسه آموزشی شما را بهبود می‌بخشد.

به‌منظور یکپارچه‌سازی سیستم آموزشی خود می‌توانید از روش‌های مختلفی استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال در اول هر ترم یک تقویم آموزشی به شاگردان خود ارائه دهید و در آن سرفصل‌های موردمطالعه، تاریخ شروع و اتمام دوره، زمان برگزاری آزمون‌ها، کسب توانایی‌ها و غیره را اطلاع‌رسانی کنید.  به‌عنوان‌مثال مجتمع فنی تهران تجربه‌ی یکپارچه‌سازی را در تمام شعب خود برای مخاطبین ایجاد کرده است. اطلاعات کامل دوره‌ها، سرفصل‌ها به‌علاوه تقویم آموزشی و دوره‌های موجود، در وب‌سایت این مجتمع وجود دارد. به‌علاوه یک سیستم چت آنلاین هم در وب‌سایت هست که مخاطبان بتوانند سؤالاتشان را مطرح کنند و در کوتاه‌ترین زمان به نتیجه برسند.

1. از روش‌های تأثیرگذار و مدرن برای تدریس استفاده کنید

بر طبق که در سیاتل واشنگتن انجام شده است، نرخ یادگیری زبان آموزان از طریق بازی و انجام فعالیت‌های فیزیکی طی شش ماه، 13 درصد افزایش میابد.

همچنین با استناد به ، آموزش از طریق ویدئو و فیلم، در مقایسه با خواندن، حفظ مفاهیم را تا 3 افزایش می‌دهد. بر طبق این هرم، یادگیری مفاهیم از طریق مطالعه تنها 10 درصد (طی دو هفته) در ذهن می‌مانند. این در حالی است که تماشای فیلم‌های آموزشی و تکنیک های جدید، این میزان را به 80 درصد می‌رساند.

بنابراین وقت آن است که روش‌های تدریس سنتی را کنار گذاشته و با استفاده از بازی، فیلم و سایر فعالیت‌های مشابه (مانند موزیک، مسابقه و یا روش‌های خلاقانه دیگر) به ارتقای سطح کیفی کلاس‌های خود و بهبود خدمات مشتری موسسه آموزشی‌تان کمک کنید.

نکته: ممکن است پیاده‌سازی برخی از روش‌ها در موسسه آموزشی شما ممکن نباشد. اما می‌توانید با توجه به زمینه فعالیت خود، روش‌های خلاقانه‌ای را ابداع کنید.

1. خدمات جانبی ارائه دهید

همان‌طور که گفتیم، هدف از آموزش فراتر از کسب منافع مالی است. برای اثبات این موضوع و همچنین بهبود خدمات مشتری می‌توانید کلاس‌های جانبی رایگانی را برای زبان آموزان خود در نظر بگیرید. به‌عنوان‌مثال اگر یک موسسه آموزش زبان انگلیسی دارید می‌توانید علاوه بر کلاس‌های اصلی، کلاس‌های مکالمه آزاد و یا گرامر را نیز به‌صورت رایگان برگزار کنید. این روشی است که معمولات مدیران برای بهبود خدمات موسسه زبان خود استفاده می‌کنند. موسسه زبان سفیر گفتمان گزینه “” را در لیست «خدمات جانبی» وب‌سایت خود ارائه داده است.

بعلاوه می‌توانید خدمات منحصربه‌فرد فردی مانند برگزاری جشن‌ها، تورهای کوتاه‌مدت آموزشی، دورهمی‌های زبان آموزی، اردوهای علمی- تفریحی و غیره را در لیست خدمات جانبی خود با قیمتی مناسب ارائه دهید.

انجام چنین فعالیت‌هایی زبان آموزان را علاقه‌مند به یادگیری و سیستم آموزشی‌ شما کرده و باعث برتری شما از رقبایتان خواهد شد.

1. از آکسان استفاده کنید

علاوه بر تأثیر شیوع کرونا بر آموزش‌های آنلاین، امروزه استفاده از ابزارهای آنلاین و مجازی هم برای زبان آموزان از جذابیت بالایی برخوردار است. بعلاوه این ابزارها به ساده‌سازی فعالیت‌ها کمک کرده و نقش مهمی را در خدمات مشتری ایفا می‌کنند. یکی از در دسترس‌ترین و پرطرفدارترین ابزارهای آنلاین، اپلیکیشن‌ها هستند. می‌توانید:

• اپلیکیشن خودتان را بسازید

همان‌طور که در مقاله «» هم گفتیم، می‌توانید یک اپلیکیشن مخصوص خودتان داشته باشید. با استفاده از سایت‌هایی مانند آکسان اپلیکیشن مخصوص موسسه خود را بسازید و امکاناتی مانند ثبت‌نام، اعلام نتایج آزمون‌ها، ارسال تکالیف، تقویم‌های آموزشی و غیره را از طریق آن برای زبان آموزان فراهم کنید. لازم به ذکر است که دسترسی به اپلیکیشن یا نرم افزار آموزشگاه زبان، به نسبت وب‌سایت‌ها، برای مخاطبین راحت‌تر بوده و در برخی موارد امکان استفاده آفلاین را برای آن‌ها فراهم می‌کند.

• از اپلیکیشن‌های آماده استفاده کنید

با عضویت در اپلیکیشن‌های مانند   و شاد (مخصوص آموزشگاه زبان) و یا می‌توانید پنل‌ خود را ایجاد کرده و خدمات فوق را به زبان آموزان ارائه دهید.

1. پادکست تولید کنید

تولید پادکست و فایل‌های صوتی یکی از خدمات منحصربه‌فردی است که می‌توانید به زبان آموزان ارائه دهید. دسترسی و دانلود این فایل‌ها برای همه آسان است. هرکسی می‌توانند در هر شرایطی (در هنگام رانندگی، صرف غذا و غیره) به این فایل‌ها گوش کند. هر چه در تولید پادکست خلاقانه‌تر عمل کنید (به‌عنوان‌مثال برای برخی آموزش‌ها می‌توانید از نمایش‌های صوتی، قصه گویی و غیره استفاده کنید)، در جذب و تشویق زبان آموزان به یادگیری و گوش دادن به این فایل‌ها موفق‌تر خواهید بود.

1. افراد با نیازهای خاص را فراموش نکنید.

می‌توانید کلاس‌های ویژه و یا خدماتی را به افرادی با نیازهای خاص (ناشنوا، نابینا، افراد مبتلا به سندروم دان و غیره) ارائه دهید. درباره نیازهای این افراد به‌خوبی تحقیق کنید و تمام سعی و خلاقیت خود را برای ارائه روش‌های آموزشی مؤثر و پیاده‌سازی آن‌ها به‌کارگیرید.

1. پاسخگو باشید

به سؤالات دریافتی به‌سرعت پاسخ دهید. پاسخگو بودن یکی از بهترین روش‌ها برای ارائه یک تجربه خوب زبان آموزی است؛ زیرا پاسخ‌های سریع، علاوه بر افزایش اعتبار شما و ایجاد حس امنیت و اعتماد در مخاطبین (چه از طریق رسانه‌های اجتماعی یا ایمیل و چه تماس‌های تلفنی)، به کاهش استرس دانش‌آ‌موزان کمک کرده و آن‌ها را تشویق به تعامل بیشتر با شما خواهد کرد.
هرچه تعامل با مخاطبانتان بهتر و بیشتر باشد، در بهبود خدمات مشتریان در موسسه آموزشی‌تان موفق‌تر عمل کرده‌اید.

1. خدمت‌گرا باشید

ارائه خدمات عالی به مشتریان به معنای برآورده کردن خواسته‌های آن‌هاست. هیچ روشی بهتر از ثبت بازخورد زبان آموزان برای آگاهی از نیازهای آن‌ها وجود ندارد. بنابراین از زبان آموزان و دانشجویان‌ بپرسید که چه چیزی باعث بهتر شدن تجربه آن‌ها می‌شود و سپس به آن عمل کنید! برای دستیابی به این هدف می‌توانید از نظرسنجی‌های مشارکت زبان آموزی یا نظرسنجی‌های رضایت‌مندی استفاده کنید.

1. تعامل با والدین را جدی بگیرید

معمولاً والدین نگران وضعیت تحصیلی فرزندانشان هستند و میزان یادگیری آن‌ها و کیفیت خدمات ارائه شده توسط موسسات برایشان مهم است. بنابراین برای بهبود خدمات مشتریان موسسه آموزشی خودتان و به‌منظور ایجاد حس اعتماد و رضایت در والدین، جلساتی منظم ترتیب بدهید و یا از طریق ایمیل و پیامک با آن‌ها در ارتباط باشید.

نقش CRM در بهبود خدمات مشتری

استفاده از برخی ابزارها می‌تواند به سهولت پیاده‌سازی استراتژی‌های فوق در آموزشگاهتان به شما کمک کند. همان‌طور که در مقاله گفته شد، یکی از قدرتمندترین این ابزارها، CRM است. برخی از قابلیت‌های این برنامه عبارت است از:

• ثبت و ذخیره‌سازی اطلاعات زبان آموزان

تجمیع تمام اطلاعات زبان آموزان به‌صورت متمرکز، نرم‌افزار سی آر ام را به یکی از قدرتمندترین ابزارها تبدیل کرده است. با در اختیار داشتن مشخصات زبان آموزان و استفاده‌ی به‌موقع از آن، علاوه بر تسریع و بهبود خدمات مشتری، احساس ارزشمندی را در مخاطبین خود ایجاد خواهید کرد.

• جلوگیری از بی‌نظمی در انجام وظایف

سیستم یادآوری نرم‌افزارهای CRM (برای یادآوری قرار ملاقات‌ها، تماس‌ها و پیگیری‌ها)، از ایجاد بی‌نظمی در انجام وظایفتان جلوگیری کرده و باعث بهبود خدمات مشتریان موسسه آموزشی و یا آموزشگاه شما می‌شود.

یکی از نشانه‌های‌ حرفه‌ای بودن یک موسسه آموزشی، پاسخ‌دهی سریع و کاهش مدت‌زمان انتظار مخاطبین است. با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید بیش از 80 درصد فرایندها را به‌صورت کاملاً اتوماتیک انجام دهید. به‌علاوه با ثبت جزئیات تعاملات، می‌توانید خدماتی شخصی‌سازی‌شده تر هم ارائه کنید.

نتیجه‌گیری

خدمات مشتریان در موسسه آموزشی، یکی از اصول موفقیت است. فرقی ندارد موسسه آموزشی‌ شما در چه زمینه‌ای فعالیت می‌کند و چه هدفی دارد. درهرصورت باید خدمات عالی و مناسبی را به مشتریان خود ارائه کنید. در غیر این صورت بسیار بالایی خواهید داشت. می‌توانید از استراتژی‌های بهبود خدمات مشتریان در آموزشگاه‌ها و موسسات آموزشی استفاده کنید. حتماً به‌روز باشید و نیازهای مشتری را در اولویت قرار دهید. به‌کارگیری این روش‌ها میزان اعتبار و محبوبیت موسسه شما را افزایش می‌دهد. ما تکنیک‌های بهبود ارائه خدمات در موسسه‌های آموزشی را که طبق تجربه مدیران در آموزشگاه‌های مختلف به دست آمده را به شما معرفی کردیم؛ اگر شما از روش‌های دیگری هم استفاده می‌کنید، خوشحال می‌شویم که آن را با ما و خوانندگان دیدار هم به اشتراک بگذارید.